OLfolders

für Microsoft Outlook Netzwerke

Thomas Quester
Maybachstrasse 10b
D - 22177 Hamburg

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Microsoft und Outlook und/oder andere hier genannten Microsoft Produkte sind eingetragene Markenzeichen der Microsoft Corporation in den U.S.A. und/oder aus anderen Ländern.

OLfolders und/oder andere hier genannten Quester Produkte sind Markenzeichen von Quester, Deutschland und/oder aus anderen Ländern. Alle anderen hier im Manual genannten Produkt und/oder Markenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Hersteller.

1 Einleitung

Herzlich willkommen zur Installation mit OLfolders für Microsoft Outlook Netzwerke. OLfolders ist die flexible und kostengünstige Alternative zu einer Microsoft Exchange-, oder Lotus Domino Server Netzwerklösung und ermöglicht den simultanen Zugriff aller Anwender auf eine zentrale Microsoft Outlook Struktur.

Die Netzwerklösung mit OLfolders ist für kleine und mittlere Microsoft Outlook Netzwerke konzipiert und auf keine bestimmte Branche ausgerichtet. Dabei ist es unerheblich, ob ein Netzwerk zum Beispiel in Unternehmen in Arbeitsgruppen zentral, oder dezentral mit 2 oder bis zu 250 Microsoft Outlook Anwendern eingesetzt wird.

Dieses Handbuch beschreibt anhand der hier vorliegenden Bedienerführung, welche Einzelschritte für eine schnelle und reibungslose Installation von OLfolders erforderlich sind.

Tipp zur Erstinstallation: Nachdem Sie die Installationsvoraussetzungen, in Kapitel 2 und 3 überprüft haben, folgen Sie der QuickStart Methode in Kapitel 4. Alle anderen Funktionen können Sie dann anschließend, falls erforderlich, einrichten. Die dazu ausführliche Bedienerführung (Handbuch) erhalten Sie über unsere Webseite unter Downloads mit Klick auf > OLfolders und dort mit Klick auf > Handbuch OLfolders (PDF), oder hier per direkten Link mit Klick auf:

> http://www.OLfolders.de/Lang/German/OLWorkgroupFolders/OLF_Manual.pdf

In OLfolders ist ein QMailserver und ein QSynchronisation integriert, bzw. im Lieferumfang enthalten. Beide sind für die Nutzung von OLfolders keine Voraussetzung. Falls Sie diese zusätzlichen Funktionen nutzen wollen, so schlagen wir vor, dass Sie diese erst nach Abschluss der Installation von OLfolders einrichten. Siehe hierzu die ausführliche Bedienerführung, im vorherigen Absatz.

Demo- bzw. Testversion von OLfolders.

Es gibt zwei Möglichkeiten OLfolders im praktischen Einsatz zu testen:

(a) Die unlizensierte per Download übertragene Vollversion von OLfolders zeigt in den gemeinsam genutzten Microsoft Outlook Ordnern maximal 25 Einträge an und ist zeitlich unbegrenzt nutzbar. Durch die Zusendung eines Lizenzcodes wird die Demo- bzw. Test-Version nach Ihrer Bestellung sofort, inkl. Freigabe der ausgeblendeten Einträge frei geschaltet und ist ohne Neuinstallation sofort voll einsetzbar.

(b) Sie können aber auch parallel zum unter (a) beschriebenen Download über die Bestellseite eine kostenlose Testlizenz bestellen. Damit kann eine Vollversion für die Dauer von 30 Tagen getestet werden und wird nach Ihrer Bestellung ebenfalls sofort durch Zusendung eines Lizenzcodes frei geschaltet und ist ohne Neuinstallation sofort voll einsetzbar.

Sie haben den Lizenzcode erhalten, dann gehe zu > Kapitel 5.1 Freischaltung der Testversion per Lizenzcode

Update von OLfolders: Falls Sie ein Update auf die jeweils aktuelle OLfolders Revision vornehmen wollen, dann: gehe zu > Kapitel 5.2 Update von OLfolders

Das Benutzer-Handbuch soll sowohl Microsoft Outlook Benutzern, als auch Profis in diesem Umfeld einen schnellen Einstieg in diese praktische Lösung vermitteln.

Unsere Kunden sind kleine und mittelständige Unternehmen (KMU) und große Unternehmen, die auf kostengünstige, schnelle und pflegeleichte IT-Lösungen setzen. OLfolders ist eine einfach zu verwaltende Microsoft Outlook Kommunikationslösung, die das Microsoft Outlook Ihrer Mitarbeiter ohne einen MS Exchange Server netzwerkfähig macht und damit Wissen verbindet.

Und jetzt, viel Erfolg bei der Installation und Nutzung von OLfolders.

Ihr QUESTER Team

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung. 2

2 Installation von OLfolders. 4

2.1 Systemvoraussetzungen (PC) 4

3 Installationsvorbereitung. 5

3.1 Netzwerk. 5

3.2 TCP/IP-Port und Firewall 5

4 Erstinstallation (QuickStart) von OLfolders. 6

4.1 Server/Client Netzwerk (Server/Client Struktur) 6

4.2 Installationsvorbereitung. 7

4.2.1 Installation. 7

4.2.2 Einrichtung des Servers. 8

4.2.3 Installation der Clients. 10

5 OLfolders im Überblick. 13

5.1 Freischaltung der Testversion per Lizenzcode(s) 13

5.1.1 Lizenzverwaltung. 14

5.2 Update von OLfolders. 15

5.3 De-Installation von OLfolders. 15

6 Fragen und Antworten. 16

6.1 Fragen zu Microsoft Outlook. 16

6.2 Support und Service Hotline. 16

2 Installation von OLfolders

Eine gute Installationsvorbereitung erleichtert den raschen und befriedigenden Einsatz von OLfolders. Die Bedienerführung dieses Benutzer-Handbuchs soll sowohl Anwendern mit normalen Microsoft Outlook, als auch Anwendern mit fundierten Microsoft Outlook und MS Exchange Kenntnissen in die Lage versetzen, OLfolders in kürzester Zeit in Betrieb zu nehmen.

2.1 Systemvoraussetzungen (PC)

Workstation bzw. Ausstattung eines jeden Arbeitsplatzes in Ihrem MS Outlook Netzwerk:

· Industrie Standart PC mit einer Netzwerkkarte,

· Prozessor min. 400 MHz

· 128 MB RAM Arbeitsspeicher, min. 10 MB freier Festplattenspeicher und

· ausreichend Festplattenspeicher für den OLfoldersServer PC zur Speicherung der Microsoft Outlook Daten (E-Mails, Kontakte usw.)

MS Windows Versionen:

· MS Windows 95/98

· MS Windows NT 4.0. Workstation / Server

· MS Windows 2000 Professional

· MS Windows 2000 Server

· MS Windows XP

· MS Windows Vista

Microsoft Outlook Versionen:

· Microsoft Outlook 97

· Microsoft Outlook 98

· Microsoft Outlook 2000

· Microsoft Outlook 2002

· Microsoft Outlook 2003

· Microsoft Outlook 2007

· Unterstützung als Server Outlook mit Unicode .PST Datei (30GB)

3 Installationsvorbereitung

Da unterschiedliche Netzwerkvarianten möglich sind, beschreibt das ausführliche Handbuch (siehe Einleitung) die einzelnen Schritte, die für unterschiedliche Netzwerk-Varianten mit OLfolders erforderlich sind.

Bevor Sie OLfolders installieren, ist es angebracht, einige Einstellungen auf den PC`s Ihres Netzwerkes zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.

Im Verlauf zu diesem Handbuch wird die Installation von OLfolders an Hand einer typischen Server/Client Struktur beschrieben. Auf andere Netzwerkvarianten, die mit OLfolders realisiert werden können, wird in der ausführlichen Version des Handbuchs eingegangen:

3.1 Netzwerk

Voraussetzung für die Installation mit OLfolders ist ein eingerichtetes und funktionierendes TCP/IP Netzwerk, damit ein störungsfreier Austausch von Daten gewährleistet ist. TCP/IP ist das Protokoll, welches auch für das Internet verwendet wird. Wenn Sie auf den Arbeitsstationen E-Mail benutzen oder im Web surfen können, ist Ihr Netzwerk bereits richtig eingerichtet.

Es ist an dieser Stelle unerheblich, ob ein Server vorhanden ist, oder sich jeder mit jedem vernetzt (Peer-to-Peer-Netzwerk).

3.2 TCP/IP-Port und Firewall

TCP/IP verwendet „Ports“ um die Kommunikation im Netzwerk zu steuern. Das Web benötigt zum Beispiel den Port 80, für E-Mail werden die Ports 25 (senden) und 110 (empfangen) verwendet. OLfolders benötigt den Port 2002. Da es keine globale Registrierungsstelle für Ports gibt, kann es sein, dass die Verwendung des Ports 2002 Konflikte verursacht, weil beispielsweise ein anderes Programm auch den Port 2002 benutzen möchte.

Falls bei Ihnen eine Firewall eingerichtet ist, so muss dabei berücksichtigt werden, dass im Intranet der Port 2002 frei geschaltet wird. Nach außen hin sollte der Port 2002 nicht sichtbar sein, außer sie wollen per Internet auf Ihre Outlook-Daten zugreifen.

Falls Sie Port 2002 nicht frei schalten können oder wollen, ist es alternativ möglich den Port zu ändern. Benutzen Sie zum Ändern des Ports das Programm OLfolders Administrator und stellen dort den Port für den Server und den Client anders ein. Wenn der Port verändert wird, muss dieser auf allen Arbeitsstationen geändert werden, da eine Kommunikation nur über jeweils den gleichen Port möglich ist.

4 Erstinstallation (QuickStart) von OLfolders

Die QuickStart Methode von OLfolders erlaubt eine sichere und rasche Installation und setzt keine allzu fundierten Microsoft Outlook- und Netzwerkskenntnisse voraus.

Bei einer QuickStart Installation gehen Sie Schrittweise wie folgt vor:

(a) Server:

· Installation des Servers auf dem OLfolders Server PC mittels Setup

· Einrichten von Microsoft Outlook

· Einrichten eines Benutzers (Client) in OLfolders

4.1 Server/Client Netzwerk (Server/Client Struktur)

Organigramm

In einer Client/Server Struktur liegen alle Daten zentral auf einem Server, alle Clients greifen auf die zentral abgelegten Daten zu. Da OLfolders keinen Domain-Controler oder ähnlichen Dienste verwendet, kann jeder beliebige Computer als „Server“ verwendet werden, sei es der Fileserver oder der Sekretariats-PC.

In einem Peer-to-Peer-Netzwerk (Jeder-mit-Jedem) liegen die Daten nicht zentral sondern verteilt auf den Arbeitsstationen, Benutzer A greift auf die Daten von Benutzer B zu und umgekehrt.

Da mit OLfolders im Prinzip ein Peer-to-Peer Netzwerk genauso installiert wird, wie bei einer Server/Client Struktur, gehen wir hier nicht weiter auf die Peer-to-Peer Variante ein.

Das zentral auf dem Server installierte Microsoft Outlook ermöglicht allen Clients den Zugriff auf die dort abgelegten Daten (Kontakte, Termine, E-Mails usw.) als öffentlichen Ordner. Jeder Client besitzt ebenso eine lokale Datendatei, in dem u. a. seine Kontakte und Termine verwalten werden. Über diese Datendatei werden E-Mails empfangen und versendet. Gleichzeitig hat jeder Client über den öffentlichen Ordner, die Möglichkeit die zentral eingegangenen E-Mails zu sehen und falls erforderlich, zu bearbeiten.

Das Outlook auf dem Server kann konfiguriert werden, um allgemeine E-Mails, wie (info@..., webmaster@..., support@..) die nicht eindeutig einem Client zugeordnet werden können, zu empfangen. Diese stehen jedem Client im öffentlichem Ordner zur Verfügung.

Zusätzliche können auf den Arbeitsstationen weitere Server auf den Arbeitsstationen installiert werden, um zum Beispiel die Termine eines Vorgesetzten von einer Sekretärin bearbeiten zu lassen.

Anmerkung:

Mit Server ist kein Domain-Controller wie der z.B. NT oder Windows 2000 Server, sondern das OLfolders Server.exe Programm gemeint.

Der OLfolders Server wird auf den Computer installiert, auf den zugegriffen werden soll und damit zentral als Server zur Verfügung steht. Die lokale .pst -Datei wird dabei zum Öffentlichen Ordner. In diesem Fall muss der Client nicht mehr installiert werden, da das zentrale Microsoft Outlook ja auf die eigene pst-Datei zugreifen kann, bzw. schon über den Persönlichen Ordner verbunden ist.

Tipp:

Auf den PC, auf den Sie zugreifen wollen, installieren Sie den Server und nicht den Client.

Die PC`s, die auf ein zentrales Microsoft Outlook zugreifen werden: Hier den Client installieren, und nicht den Server.

(b) Client:

· Installation des Clients mittels Setup

· Einrichten einer Verbindung in Microsoft Outlook

· Wir empfehlen, dass erst nach Abschluss einer Quick Start Installation optional folgende Funktionen, wie ab Kapitel 4.0, einzurichten:

· Rechtevergabe für Microsoft Outlook Ordner

· Einrichtung mehrerer Profile im Server-Outlook

· Start des Servers als Dienst unter Windows NT.

· E-Mailserver

· E-Mailforwarding

4.2 Installationsvorbereitung

Ob Sie nun ein Peer-to-Peer oder eine Server/Client Netzwerkstruktur im Einsatz haben. OLfolders lässt sich auf jedem Windows-Computer installieren. Wir gehen daher von folgender Konfiguration Ihres PC-Netzwerkes aus:

· Server/Client, oder

· Peer-to-Peer (Jeder-mit-Jedem) Netzwerkstruktur

Auf jedem PC befindet sich ein installiertes und konfiguriertes Microsoft Outlook.

Achtung: Installieren Sie bitte OLfolders erst nachdem Microsoft Outlook auf Ihren Netzwerk PC`s installiert und konfiguriert sind, anderenfalls startet das Serverprogramm nicht.

Falls Sie beim erstem Start des Servers die Meldung erhalten, Outlook sei nicht der Standard-E-Mail Client, überprüfen Sie bitte im Internet-Explorer im Menüpunkt Extras/Optionen im Reiter Programme ob Microsoft Outlook als Programm für E-Mail eingetragen ist.

Im Detail: Folgende Vorraussetzungen müssen gegeben sein, bevor OLfolders funktionstüchtig installiert werden kann:

· Microsoft Outlook muss auf jeder Arbeitsstation im Netzwerk funktionieren, ein einfacher Setup von Microsoft Office/Outlook reicht nicht aus, da Microsoft Outlook sich beim ersten Start konfiguriert.

· Ein TCP/IP Netzwerkverbindung muss installiert sein.

· RPC oder DCOM muss installiert sein (das ist durch die Installation von Microsoft Office sichergestellt).

Falls Sie Microsoft Outlook 2000 einsetzen, empfehlen wir, den Arbeitsgruppenmodus zu wählen, obwohl OLfolders auch im Internetmodus betrieben werden kann.

Achtung: Outlook im Internetmodus kann nicht vollständig als Server für Outlook XP bzw. Outlook 2000 im Arbeitsgruppenmodus verwendet werden. Wir empfehlen daher, Ihr Server-Outlook in den Arbeitsgruppenmodus umzustellen.

4.2.1 Installation

Das Installationsprogramm erlaubt folgende Installationsarten:

· Vollständig

· Benutzerdefiniert, Client

· Benutzerdefiniert, Server

Wir empfehlen, die Installationsweise Vollständig zu wählen, der Unterschied besteht lediglich darin, dass weitere ca. 2 MB Festplattenspeicher belegt werden.

Installation: Klick einfach bei jedem PC solange auf > Weiter bis die Installation abgeschlossen ist.

4.2.2 Einrichtung des Servers

Im nächster Installationsschritt wird nun der Server mit Klick auf >Start/OLfoldersServer gestartet. Sie finden das Icon in der Taskleiste auf Ihrem Desktop, unten rechts:

Ab Windows NT können Windows-Benutzer in OLfolders importiert werden.

· Klick auf > Import

· Auswählen Windows NT und

· Klick auf > OK

Liest sämtliche Benutzerkonten ein. Eventuell werden einige Benutzer importiert, welche nicht für OLfolders verwendet werden, diese können im nächsten Schritt gelöscht werden.

Da Windows das Auslesen von Geheimwörtern nicht gestattet, werden alle Benutzer ohne Geheimwort importiert.

Manuell werden Benutzer mittels der folgenden Maske angelegt:

· Klick auf > Benutzer

· Klick auf > Neu

· Tragen Sie nun die Benutzerdaten ein:

Achtung: Die Felder Vorname, Nachname, Login, Passwort und Anzeige sind Pflichtfelder. Sollten Sie eines der Felder nicht ausfüllen, erfolgt mit Klick auf => OK keine Aktivierung.

Tipp: Da Sie bestimmte Benutzerdaten später u. a. bei der Installation der Clients und des OLfolderservers benötigen, wiederholen Sie bitte die Eintragungen durch Notizen nach

folgendem Muster und beachten dabei die Groß- und Kleinschreibung.

Vorname	Nachname	Login	Passwort	Anzeige	E-Mailadresse