|
OLfolders ist keine Synchronisationslösung
für Outlook-Netzwerke
Im Gegensatz zu anderen Lösungen bremst OLfolders
die Netzwerk-Performance nicht aus. Es synchronisiert die
einzelnen Outlook-Versionen nämlich nicht, sondern
arbeitet wie Microsoft Exchange oder IBM Lotus Domino als
so genannter Store-Provider, der die Daten an seinem Platz
belässt und nur den Zugriff regelt.
OLfolders integriert sich nahtlos in die
Outlook Struktur, ist selbst aber ein eigenständiges Programm.
Kompatibilität und Sicherheit
DCOM ('Distributed Component Object Model')
ist eine API ('Application Programming Interface') und basiert
auf RPC. RPC ('Remote Procedure Call' Protokoll) ist ein
Standardprotokoll (RPC 1831) zur Übertragung von Befehlen
im Netzwerk. Microsoft nutzt RPC für eine Vielzahl von Anwendungen,
u.a. für den MS Exchange Server.
OLfolders ist eine auf RPC basierende Lösung
von Sicherheitseinstellungen für Microsoft-Netzwerke.
Passt sich an bestehende Netzwerke an
„OLfolders“ passt sich problemlos an ein
bestehendes Netzwerk an. Dabei können durchaus verschiedene
Outlook- und Windows-Versionen zum Einsatz kommen. Das Programm
arbeitet mit Windows 95, 98, 2000/2003, XP, Vista, NT 4.0
und 2000 Server zusammen. Bei Outlook kommt „OLfolders“
mit den Versionen 97, 98, 2002/XP, 2003, 2007 zurecht.
Auf mehrere Outlook-Installationen in Echtzeit
zugreifen
Dank „OLfolders“ ist es möglich, die Kontakte,
die Termine, die Aufgaben, die Dokumente sowie den Postein-
und Ausgang in Outlook gemeinsam zu bearbeiten - und zwar
in Echtzeit. Wer möchte, schränkt den Schreib- und Lesezugriff
selektiv ein und vergibt individuelle Rechte. Die einzelnen
Anwender haben auf das „zentrale“ Outlook ebenso Zugriff
wie auf ihren persönlichen Outlook-Ordner. Jeder kann sehen,
wer wann einen Termin hat, welche Aufgaben bereits delegiert
sind oder ob eine wichtige Mail angekommen ist.
Als Erklärung dient hier das im Netzwerk
zentral genutzte Outlook mit Echtzeitzugriff auf die Outlook
PST-Datenbank. Darüber hinaus können auch parallel mehrere
zentrale Outlook-Datenbanken für Unternehmensweite Netzwerke
eingerichtet werden, die ebenfalls einen simultanen Outlook-Datenbank
Zugriff in Echtzeit ermöglichen.
Auf dieses zentrale Outlook haben Sie genau
so Zugriff wie auf ihren 'Persönlichen Ordner'. Dabei bleiben
alle Standardfunktionen im 'Öffentlichen Ordner' erhalten.
Ein bereits bestehendes Netzwerk muss nicht geändert werden.
OLfolders kann aber auch einfach in einer
Exchange Server-Umgebung eingesetzt werden, z.B. um den
Exchange Server zu entlasten. Ein Beispiel; eine Abteilung
kann bestimmte Daten mit OLfolders bearbeiten, während jeder
Arbeitsplatz gleichzeitig mit einem Exchange Server verbunden
ist.
Outlook Netzwerk - Anzahl von Anwendern
Outlook Netzwerke mit OLfolders sind auf
den Zielmarkt KMU bis zu einer unlimitierten Anzahl von
Anwendern ausgerichtet. Formal gelten keine Einschränkungen
hinsichtlich der Benutzeranzahl. Je nach Art und Umfang
(Daten) der Benutzung kann die Anzahl unterschiedlich hoch
ausfallen. Alle in Outlook enthaltenen Daten und Informationen,
wie E-Mails, Termine, Kontakte, ..... werden in einer einzigen
2 GB großen Outlook .PST Datendatei gespeichert. Größere
Datenmengen können mit mehreren .PST Dateien von OLfolders
im Netzwerk verwaltet werden.
Ab Microsoft Outlook 2003 ist Outlook mit
einer Unicode .PST Datendatei von 30 GB ausgestattet. Damit
erhöht sich die Anwenderzahl entsprechend.
Bei allgemeinen Fragen zu Outlook oder
anderen Microsoft-Produkten können Sie die Microsoft Newsgroups
verwenden. Ein großes Team von Experten, zum großem Teil
freiwillige, sucht gerne eine Antwort auf Ihre Frage.
Klick auf
Microsoft Newsgroups
öffnen Outlook Express oder einen anderen Newsreader und
verbindet sie auf den Server. Outlook-Fragen stellen Sie
in Microsoft.shared.de.outlook.
zum
Seitenanfang
Wenn Sie diese Meldung erhalten, befindet
sich eine falsche MAPI32.DLL im Windows-Verzeichnis. Diese
Datei gehört nicht zu Outlook sondern zu einem anderem E-Mail-Programm
(z.B. Tobit, Thunderbird, AOL). Fast jedes E-Mail-Programm
für Windows hat eine eigene Datei MAPI32.DLL, damit wird
u. a. das Senden von E-Mails aus Anwendungen heraus gesteuert.
Weil viele Programme diese Datei im Windows-Verzeichnis
(c:\windows
oder c:\windows\system32) ablegen, wird diese von Programmen
wie OLfolders zuerst gefunden, die Datei MAPI32.DLL, die
zu Outlook gehört befindet sich in
c:\Programme\Gemeinsame Dateien\System\mapi. OLfolders
kann nicht steuern, welche MAPI32 geladen wird, dies wird
durch das Betriebsystem geregelt. Alle anderen Programme,
welche MAPI verwenden, werden ebenfalls nicht laufen.
Lösung: Die Datei muss aus dem Verzeichnis
c:\windows\system32
entfernt werden. Sie können die Datei einfach löschen oder
umbenennen. Falls Sie wissen, zu welchem Programm die Datei
gehört, können Sie die Datei auch in das Programmverzeichnis
des jeweiligen Programms verschieben, das andere E-Mail-Programm
hat dann wieder Zugriff auf seine eigene DLL.
zum
Seitenanfang
- Die Freigabe von Outlook-Ordnern
funktioniert über eine Netzwerkverbindung zwischen zwei
oder mehreren Computern. Die Daten sind dabei auf einem
Computer gespeichert, dieser fungiert als Server, alle
anderen als Clients. Genau wie bei einer Dateifreigabe
werden die Daten nicht auf den Client kopiert, sondern
über die Netzwerkverbindung direkt auf dem Server. Da
es nur eine einzige Kopie gibt, stehen alle Änderungen
sofort jedem zur Verfügung
Der ganze Prozess ist in etwa vergleichbar
mit der Dateifreigabe in Windows, auf einem Computer werden
Ordner oder die ganze Festplatte freigegeben, dieser Computer
dient als Server, andere Computer können auf die freigegebenen
Ordner als Client zugreifen. Sämtliche Änderungen an den
Dateien werden dabei direkt auf dem Server gespeichert.
Genau wie bei einer Dateifreigabe, steht
dem Client die eigenen Daten zur Verfügung und zusätzlich
die Daten des Servers oder sogar die Daten mehrer Server.
|
Frage
|
Freigabe von Outlook-Ordnern
durch OLfolders |
Freigabe von Dateiordnern durch
Windows |
| Zugriff |
Der Zugriff auf freigegebene
Ordner kopiert die Daten nicht auf den Arbeitsplatz,
sondern führt alle Änderungen auf dem Server aus.
Der persönliche Ordner und die öffentlichen Ordner
können gleichzeitig genutzt werden. |
Der Zugriff auf ein
Netzwerklaufwerk bedeutet nicht, dass die Festplatte
komplett kopiert wird, sondern dass alle Dateioperationen
auf dem Server ausgeführt wird. Auf die eigene Festplatte
kann weiterhin zugegriffen werden. |
| Änderungen |
Alle Änderungen finden
auf dem Server statt, daher ist jede Änderung sofort
überall sichtbar ohne dass diese zu den einzelnen
Arbeitsplätzen repliziert werden müssen. Dies gilt
sowohl für das Anlegen eines Kontaktes als auch
für das Verschieben von ganzen Ordnerbäumen. |
Jede Veränderung
wird auf dem Server ausgeführt und steht deswegen
unmittelbar allen zur Verfügung dies gilt sowohl
für neue und geänderte Dateien als auch für verschobene
Ordner. |
| Schutz |
Für jeden Ordner
und für Elemente in den Ordnern können für jeden
Benutzer unterschiedliche Rechte vergeben werden. |
Für jeden Ordner
können individuelle Rechte vergeben werden.
|
| Verfügbarkeit |
Auf die Ordner kann
nur zugegriffen werden, wenn der Server gestartet
wurde. Um die Daten auch offline zu sehen, können
diese zum Beispiel mit
QSynchronization
offline verfügbar gemacht werden. |
Der Zugriff kann
nur erfolgen, wenn der Server gestartet ist, mit
speziellen Programmen kann eine lokale Kopie angefertigt
und synchronisiert werden. |
| Topologie |
Alle Daten können
auf einem Server gehalten werden oder jeder Arbeitsplatz
gibt seine Daten frei oder eine Mischform von beiden. |
Der Server kann Verzeichnisse
für alle Freigeben und jeder Arbeitsplatz kann Verzeichnisse
freigeben, man kann auf beides gleichzeitig zugreifen. |
zum Seitenanfang
Der persönliche Ordner in Outlook bleibt erhalten, die Daten des freigegebenen
Ordners werden zusätzlich dargestellt.
zum
Seitenanfang
Aus bestimmten Gründen wird die Datendatei
von Outlook exklusiv gesperrt, wenn ein Programm auf diese
zugreift.
Technischer Hintergrund:
Nehmen wir einmal an, mehrere Personen
öffnen die gleiche Textdatei in Word auf verschiedenen Arbeitsplätzen.
Auf jedem Computer wird nun ein Teil der
Datei in den Hauptspeicher geladen, wir haben also 3 Kopien:
Die Datei, je eine Kopie im Arbeitsspeicher einer Computer.
Auf beiden Computern wird nun gleichzeitig die Datei verändert:
Auf der einen Seite wird die Rechtschreibung korrigiert,
wird der eine oder andere Satz gelöscht und umgestellt.
Da die Änderungen des einen Benutzers nicht direkt auf dem
Computer des andern übertragen werden, laufen beide Versionen
auseinander und spätestens beim Abspeichern gäbe es ein
Problem. Genau wie bei Outlook, erlaubt Word -- in einer
einzigen Instanz -- mehrere Ansichten auf die Datei, wenn
das Fenster geteilt ist, wird oben etwas verändert, ändert
es sich auch unten.
Um ein (Text-)programm zu schreiben, welches
gemeinsam im Netzwerk funktioniert muss man darauf achten,
dass möglichst wenig Daten übertragen werden, man kann nicht
über das Netzwerk Hauptspeicher des Servers zugreifen, da
dies viel zu langsam wäre. Ein vernünftiger Weg ist, die
Datei auf dem Server zu öffnen und Anfragen an den Server
zu senden. Zum Beispiel:
Client: Öffne Datei xyz.doc
Server: Öffnet Datei oder sendet eine
Fehlermeldung.
Client1: Gib Inhalt von Seite 1.
Server: Sendet den Inhalt von Seite 1.
Client1: Ändere in Zeile 25 das dritte
Wort.
Server: Ändert das Wort
Server: Informiert alle Clients über die
Änderung in Zeile 25
Client2: Überprüft ob Zeile 25 sichtbar
ist und fordert ggf. den neuen Text beim Server an
Outlook-Datendateien werden zwar nicht
komplett in den Speicher geladen, jeder Client legt jedoch
Kopien von häufig verwendeten Elementen und Suchindexe im
Speicher an um den Zugriff zu beschleunigen. OLfolders arbeitet
durch das Senden von Anfragen an den Server, dieser beantwortet
die Anfragen und informiert alle anderen Clients über Änderungen
an Objekten.
zum
Seitenanfang
Eine defekte PST-Datei (Outlook-Datendatei)
kann dazu führen, dass Outlook beim Zugriff auf die Elemente
abstürzt oder komische Dinge macht. Um diese zu reparieren,
verwenden Sie entweder das Programm SCANPST von Microsoft
oder ein kommerzielles Programm. Viele Fehler können durch
Exportieren der Daten behoben werden.
Gehe
zu
Anleitung zur Reparatur
zum
Seitenanfang
Wir wissen nicht genau, warum dies ab
und zu auftritt, es scheint sich um einen geheimen Registryschlüssel
oder um einen Fehler in Outlook zu handeln. Nach den Logdateien
wird der Anhang zwar geladen aber nicht in der neuen E-Mail
dargestellt. Sie können in Extras/Optionen/E-Mail-Format
das Weiterleitungsformat einstellen, z.B. als "Orginal-Nachricht
als Anlage"
Sie müssen nichts weiter einstellen, OLfolders
erlaubt automatisch einen Zugriff auf alle Daten, welche
in allen Profilen in Outlook eingerichtet sind. Um eine
neue Datendatei freizugeben, öffnen Sie diese einfach in
Outlook über Datei/Öffnen oder Datei/Neu, OLfolders hat
dann automatisch Zugriff auf die Dateien. In OLfolders kann
stattdessen verhindert werden, das bestimmte Benutzer auf
bestimmte Dateien zugreifen. Dies kann in den Eigenschaften
eines Benutzers unter Profile eingestellt werden.
zum
Seitenanfang
OLfolders unterstützt eine Rechtevergabe
auf 4 Ebenen. Direkt nach der Installation hat jeder Benutzer
Vollzugriff auf alle Daten.
- Rechtevergabe auf Profilebene
Falls mehrere Profile angelegt wurden, kann der Zugriff
pro Benutzer auf bestimmte Profile eingeschränkt werden,
z.B. nur auf Öffentliche Ordner. Öffnen Sie im OLfolders
den Benutzer und klicken auf "Profile". Entfernen den
Hacken "Alle Profile anzeigen", danach können einzelne
Profile und Datendateien freigegeben werden.
- Rechtevergabe auf Dateiebene
Im Benutzermanager unter Profile können für jede Profil
die Datendateien festgelegt werden.
Rechtevergabe auf Ordnerebene
Öffnen Sie im OLfolders Server den Menüpunkt
"Ordnerfreigabe". Es wird ein Baum mit allen Ordnern
angezeigt. Wählen Sie den Ordner und den Benutzer aus,
und vergeben Rechte.
Rechtevergabe auf Elementebene.
Es kann genau gesteuert werden, wer welche Elemente
öffnen darf, zum Beispiel kann das Öffnen Privater Elemente
verhindert werden. In der Rechteverwaltung löschen Sie
für den Ordner "Private Elemente öffnen". In der Benutzerverwaltung
kann nun durch Vergabe von E-Mail-Adressen definiert
werden, wer diese privaten Elemente öffnen darf. Outlook
trägt automatisch in jedes Element den Namen sowie die
E-Mail-Adresse des Besitzers als Absender ab. In OLfolders
kann die E-Mail-Adresse in der Benutzerverwaltung eingetragen
werden, dadurch ist OLfolders in der Lage zu erkennen,
dass die privaten Elemente zu diesem Benutzer gehören.
Die E-Mail-Adresse kann unter "E-Mail-Adresse", "weitere
E-Mail-Adressen" und "Zugriff auf Elemente" eingetragen
werden. Das letzte Feld erlaubt die Eingabe einer E-Mail-Adresse
welche vom Mailproxy nicht beachtet wird, d.h. die Übermittlung
wird durch das Eintragen nicht geändert.
zum
Seitenanfang
Löschen in Outlook bedeutet Verschieben in den Ordner "Gelöschte Elemente".
Für den Ordner "Gelöschte Elemente" muss Schreibrecht gegeben
sein, damit das Verschieben gelingt. Ansonsten kann nur
richtig gelöscht werden (Die Umschalt-Löschen-Tastenkombination
löscht das Element ohne es in Gelöschte Elemente zu verschieben,
das Element kann nicht zurückgeholt werden).
zum
Seitenanfang
Für eine erfolgreiche Verbindung zum Server muss eine Netzwerkverbindung
via TCP/IP auf dem Port 20002 möglich sein, der OLfolders-Server
muss gestartet sein. Um zu überprüfen, ob die Verbindung
besteht, öffnen Sie in der Verbindungserstellung das Feld
"Benutzer". Wenn eine Verbindung möglich ist, werden alle
Benutzer des Servers angezeigt.
Falls keine Netzwerkverbindung möglich ist, erscheint eine
Fehlermeldung:
Der Fehler kann folgende Ursachen haben:
-
Auf dem Server ist OLfolders nicht
gestartet
-
Der Server benutzt einen anderen
Port als der Client. Stellen Sie auf dem Server in Einstellungen/Optionen
einen Port ein, der Standard ist 20002, der gleiche
Port muss auf dem Client eingestellt werden, dies kann
entweder im OLfolders-Administrator oder direkt in der
Verbindungserstellung erfolgen, wurde der Port zum Beispiel
auf 30000 geändert, kann vom Client mit server1:30000
verbunden werden.
-
Falls eine Firewall installiert
ist, kann es sein, dass diese entweder den OLfolders
Server oder den Port blockiert, die Firewall muss ggf.
entsprechend eingestellt werden. Während der Fehlersuche
ist es empfehlenswert die Firewall vorübergehend abzuschalten.
Die Firewall kann auf dem Server oder auf dem Client
arbeiten, um dies zu prüfen, verbinden Sie den Server
mit dem Server, öffnen Sie im Outlook auf dem Server
die Verbindungserstellung und geben dort als Servername
"localhost" bzw. "localhost:20002" ein und versuchen
die Benutzer herunterzuklappen.
Der Test kann auch mit Telnet erfolgen. Öffnen Sie Telnet
und geben ein "open localhost 20002", da OLfolders ein
binäres Protokoll verwendet, sieht man nichts, außer
die Verbindung kommt nicht zustande, man kann aber im
oberen Fenster tippen.
- OLfolders arbeitet normalerweise mit RPC (Remote-Procedure-Calls).
Dies ist auf manchen Systemen defekt, normalerweise
hilft hier nur die Neu-Installation von Windows. Alternativ
kann auch eine Verbindung über NPC hergestellt werden,
geben Sie npc:servername ein um eine NPC-Verbindung
durchzuführen.
zum
Seitenanfang
Die
Häufigste Ursache ist eine defekte PST-Datei auf dem Server
bzw. auf dem Client. Beenden Sie alle Programme und starten
SACANPST (C:\programme\gemeinsame
Dateien\System\MAPI, je nach Outlook-Version etwas tiefer).
Geben Sie den Pfad zur Datendatei ein und klicken auf Prüfen,
wenn die Datendatei Fehler hat (auch unbedeutende Fehler)
klicken Sie auf Reparieren.
Den
Pfad und den Dateinamen der Datendatei kann man einfach
über Systemsteuerung/Mail abfragen.
zum
Seitenanfang
Ja,
wenn die IP-Adresse des Servers bekannt ist und der Port
20002 (bzw. der Port auf welchem der Server konfiguriert
ist, freigeschaltet wurde).
- Zur Bekanntgabe der IP-Adresse verwenden Sie einen
DYNDNS-Provider, zum Beispiel
www.dyndns.org sowie
das jeweilige Programm um die IP-Adresse beim Provider
upzudaten. Einge Router unterstützen dies von ohne direkt
im Router.
- Falls ein Router verwendet wird, muss eine Portweiterschaltung
zum Server hergestellt werden.
- Verwenden Sie nach Möglichkeit das Protokoll 2.3
(ggf. Server+Client updaten) da dieses Elemente im Block
überträgt, statt vieler kleiner Datenpakete während
der Bearbeitung. Da bei der Verbindung via Internet
die Pingzeit zum Server sehr groß ist, ist jeder Befehl
zum Server verzögert, das Protokoll 2.3 minimiert die
Anzahl der Befehle.
Zur Sicherheit sollte eine VPN-Verbindung verwendet werden.
Lesen Sie dazu: Workshop: VPN-Verbindung.
zum
Seitenanfang
Für dieses Verhalten gibt
es folgende Ursachen:
- Benutzername oder Passwort ist falsch, ändern Sie
den Benutzernamen und das Passwort in der Verbindungserstellung
(Extras/OLfolders installieren, danach den Dienst anwählen
und Klick auf Eigenschaften).
- Sie verwenden einen neuen Client mit einem altem
Server. Der neue Client versucht das Passwort verschlüsselt
zu senden, nachdem es nicht klappt, sendet es das Passwort
noch mal unveschlüsselt, d.h. im alten Format. Sie erhalten
dann die Fehlermeldung bekommen aber trotzdem Zugriff
auf den Ordner.
- Ihr Profil ist beschädigt. Es scheint in Outlook
einen Fehler in der Profilverwaltung zu geben, wenn
ein Dienst entfernt wird, ist er immer noch in der Registry
vorhanden, diese inaktiven, eigentlich gelöschten Dienste
können Probleme verursachen -- nicht nur bei OLfolders
sondern auch bei lokalen Dateien, Exchange usw.
Es gibt zwei Möglichkeiten: Ein neues Profil erstellen
(Systemsteuerung/Mail/Profile anzeigen) oder das vorhandene
Profil mit OLfix reparieren.
zum
Seitenanfang
Es
gibt im wesentlichen 3 Fehlerursachen:
- Es wurden keine Profile und Datendateien eingerichtet.
Auf dem Server muss Outlook installiert sein und es
muss mindestens eine Datendatei eingerichtet werden.
- Es gibt zwar Datendateien aber für diesen Benutzer
ist der Zugriff gesperrt.
Öffnen Sie auf dem Server oder mittels OLfolders Administrator
den Benutzer und klicken auf Profile, dort muss mindestens
eine Datendatei angehakt sein.
- Der Server läuft als Dienst unter dem Konto lokales
System
Wenn der Server unter Lokales System läuft, kann er
normalerweise keine Profile sehen, es müssen erst welche
eingerichtet werden, Starten Sie den Server interaktiv
so dass das Symbol erscheint. Der Server kann nun unter
Lokales System aufgerufen werden und über Profile und
Datendateien können Profile und Datendateien eingerichtet
werden.
zum
Seitenanfang
Die Einstellungen finden Sie unter Extras/Optionen: Dienst:
Installiert und Interaktiv. Wenn der Di.enst interaktiv
läuft, kann er ganz normal verwendet werden, er zeigt das
Icon in der Traybar und kann dort geöffnet und administriert
werden. Der Dienst muss dabei unter dem Konto Lokales System
laufen, er hat allerdings keinen Zugriff auf die Profile,
diese müssen im Dienst eingerichtet werden.
Um Zugriff auf die Profile zu haben, darf der Dienst nicht
interaktiv sein, im Dienstmanager stellen Sie für diesen
Dienst einen Benutzer ein.
Installation
des Dienstes
Den
Dienst unter einem Benutzerkonto laufen lassen, damit die
Profile verfügbar sind.
Wenn
der Server als Dienst läuft kann er normalerweise nicht
die gleichen Dateien Dateien verwenden wie ein Outlook,
welches als Anwendung läuft. Auch wenn der Dienst und Outlook
unter dem gleichem Benutzernamen laufen haben beide eine
unterschiedliche Anmeldung, dies ist vergleichbar wie zwei
Anmeldungen an einem Terminalserver, zwei Benutzer, auch
wenn sich beide beim Terminalserver als Administrator anmelden,
können nicht gleichzeitig die gleiche Word-Datei öffnen
und gleichzeitig verändern, jeder hat einen Teil der Datei
im Speicher und die Speicherbereiche kommunizieren nicht
(wenn einer der Benutzer etwas eintippt, kann der andere
das nicht sehen, selbst wenn es gelänge die Datei auf beiden
Seiten zu öffnen).
zum
Seitenanfang
Überprüfen
Sie, ob eine Firewall installiert ist und konfiguriert werden
möchte. Verwenden Sie zum Beispiel den OLFolders-Administrator
und scannen nach Servern im Netzwerk, falls ein Programm
nun eine Freigabe verlangt, lassen Sie dies zu. Bekannt
ist dies z.B. von Kaperski Anti Hacker.
Eine
Anleitung zum Prüfen des RPC Endpoint-Mappers finden Sie
hier (KB839880)
http://support.microsoft.com/kb/839880/en-us
Durch
die Installation von OLfolders wird die E-Mail-Konfiguration
von Outlook nicht verändert, die zuBidsätzliche Datendatei
ändert den E-Mail-Transport in Outlook nicht.
Um
allgemeine E-Mails, zum Beispiel info@, sales@, mail@ auf
dem Server zu empfangen, gibt es mehrere Möglichkeiten,
am einfachsten ist es, auf dem Server ein Outlook mit E-Mail-Konto
zu konfigurieren und dieses Outlook einfach laufen
zu lassen. Outlook 97/98/2000 sind in der Lage E-Mails zu
empfangen ohne selbst gestartet zu sein, ab Outlook 2002
muss Outlook zum Transport von E-Mails gestaret sein.
Eine
andere Möglichkeit ist, den E-Mail-Transport von OLfolders
zu verwenden, dazu muss der Mailproxy eingeschaltet werden
damit ein E-Mail-Konto in OLfolders eingestellt werden kann.
Die Übertragung der E-Mails geschieht dann durch Einrichtung
eines PST-Transportes.
Konfigurieren
Sie die allgemeinen E-Mail-Adressen nicht auf jedem Arbeitsplatz,
ein POP-Konto darf nur von einem Arbeitsplatz abgerufen
werden, da die Mails sonst mal hier- und mal dort empfangen
werden oder auf mehreren Orten gleichzeitig. Wenn der Server
die E-Mails empfängt und versendet, ist ein E-Mail-Konto
für diese Adresse auf anderen Arbeitsstationen überflüssig,
die vom Server empfangenen E-Mails sind für jeden zugänglich.
zum
Seitenanfang
Es gibt viele Möglichkeiten, E-Mails zu konfigurieren, je
nach Konfiguration kann etwas anderes passieren:
- Beim Senden erhalten Sie die Fehlermeldung: "Diese
Operation wird vom Dienstanbieter nicht unterstütz":
Sie verwenden einen OLfolders-Ordner als Übermittlungsordner
mit einer Programmversion älter als 2.3.6. Erst ab dieser
Programmversion wird das Senden über ein lokales E-Mail-Konto
unterstützt. Bei der Verbindungserstellung muss "Unterstützung
für lokales E-Mail-Konto" angeklickt werden.
- Sie verwenden eine lokale PST-Datei mit einem lokalen
E-Mail-Konto
- OLfolders ist nicht beteiligt am E-Mail-Transport.
Überprüfen Sie das E-Mail-Konto in Outlook. im allgemeinen
muss "Dieser Server erfordert Authentifizierung" eingeschaltet
werden.
- Ein E-Mail-Konto wurde unter Outlook 2000 konfiguriert
aber Outlook wurde noch nicht richtig beendet und neu
gestartet. Beenden Sie Outlook und suchen den Prozess
MAPISP32, beenden Sie diesen und starten Outlook neu.
Alle Programme, welche MAPI verwenden müssen ebenfalls
neu gestartet werden.
- OLfolders ist Übermittlungsordner und verwendet
das E-Mail-Konto des Servers. und die E-Mail bleibt
im Postausgang.
- Auf dem Server muss entweder PST-Transport oder
Outlook die E-Mails transportieren. Starten Sie Outlook
und stellen die Übermittlung alle X Minuten ein oder
verwenden PST-Transport.
- Der Mailserver muss aktiviert werden und "Postfächer
auf dem Server verwalten" muss angehakt werden, da ansonsten
der Befehl zum Absenden der E-Mail nicht auf den Server
übermittelt wird.
zum
Seitenanfang
Zunächst
einmal müssen die E-Mails vom Server empfangen werden, entweder
von einem Outlook auf dem Server oder durch OLfolders. Siehe:
Kann der Server
E-Mails empfangen?
Sobald
der Server die E-Mails empfangen kann tauchen diese auf
jedem Arbeitsplatz im öffeontlichem Ordner auf und können
von jedem Mitarbeiter bearbeitet werden.
- Falls Sie auf eine E-Mail an
info@domain.de mit
dem Absender info@domain.de
antworten wollen, benötigen Sie auf dem Arbeitsplatz
mindestens Outlook 2002, in allen vorherigen Versionen
kann beim Antworten das Konto nicht ausgewählt werden.
Konfigurieren Sie dazu ein neues Konto, welches E-Mails
von einem beliebigen inaktivem Konto abholt aber über
info@domain.de sendet.
In einigen Outlook-Varianten kann der POP3-Server freigelassen
werden, in einigen muss dieser ausgefüllt werden. In
diesem Fall richten Sie sich ein neues E-Mail-Konto
ein, welches nicht verwendet wird, d.h. wo nie E-Mails
abgeholt werden, es geht nur darum über
info@domain.de zu
senden.
Überlegen Sie sich auch, ob auf eine Anfrage an
info@domain.de nicht
mit der persönlichen E-Mail-Adresse des Benutzers geantwortet
werden kann, in diesem Fall kommt eine Antwort auf diese
E-Mail wieder direkt beim Benutzer an, da dieser die
erste Anfrage bearbeitet hat, können eventuelle weitere
Fragen am besten von diesem Benutzer beantwortet werden.
- Man muss sicherstellen, dass eine E-Mail nicht von
mehreren Benutzern bearbeitet werden. Outlook markiert
jede E-Mail mit einem Symbol, wenn diese bearbeitet
wurde. Wenn jemand eine E-Mail nicht beantworten kann,
aber gelesen hat, kann dieser Benutzer auch den Gelesen-Status
auf ungelesen setzten (Rechtsklick auf die E-Mail und
Auswahl als ungelesen markieren.
Unser Programm QSearchFolders kann unbeantwortete Elemente
automatisch in einen Ordner einsortieren.
- Ggf. müssen Benutzer instruiert werden, die gesendeten
Antworten auf den Server zu verschieben, damit diese
für alle eingesehen werden können.
zum
Seitenanfang
Ein Mailproxy macht im Grunde genommen das gleiche wie Ihr
E-Mail-Provider, er empfängt und sendet E-Mails und verteilt
diese auf die einzelnen Benutzerkonten. Das Outlook eines
Benutzers holt die E-Mails nicht mehr direkt vom Provider
ab sondern vom Mailproxy. Durch den Umweg über einen eigenen
Server kann besser in den E-Mail-Transport eingegriffen
werden:
- Interne E-Mails werden zum Provider im Internet
gesendet sondern vom Server direkt in die Mailbox des
Empfängers gelegt.
- OLfolders kann Werbe- und Virenmails direkt beim
Abholen aussortieren, diese kommen gar nicht mehr beim
Benutzer an.
- Vom Server empfangene E-Mails können direkt in einen
Ordner in Outlook einsortiert werden.
- Mails für alle Benutzer können über ein einziges
Konto empfangen werden, z.B. über das Postmaster-Konto
und werden dann intern verteilt.
Die Mailbox des Mailproxies ist kein Outlook-Ordner sondern
ein Ordner auf der Festplatte. Das Abholen von Mails aus
der Mailbox geschieht durch Konfiguration eines E-Mail-Kontos
in Outlook. Geben Sie als Servername den Computernamen ein,
auf welchem der Mailproxy läuft und als Benutzernamen ihren
OLfolders-Benutzernamen.
Zur Einrichtung des Mailproxies gehen Sie folgendermaßen
vor:
- Schalten Sie in Extras/Optionen in OLfolders auf
der ersten Seite den Mailproxy ein.
- Starten Sie den Mailproxy auf der 3 Seite "Mailproxy
starten"
- Tragen Sie für jeden Benutzer in OLfolders die E-Mail-Adresse
ein.
- Erstellen Sie in Outlook ein E-Mail-Konto und geben
den Namen Ihres Servers ein und als Anmeldedaten die
Anmeldedaten für OLfolders. Unter Erweitert muss noch
"Dieser Server erfordert Authentifizierung" gewählt
werden.
Der Mailproxy ist nun so weit eingerichtet,
dass der interne E-Mail-Verkehr möglich ist. Um von außen
E-Mails zu empfangen und zu senden, müssen Internet-Konten
eingerichtet werden.
- OLfolders verbindet sich normalerweise nicht mit
dem Internet. Stellen Sie im Reiter Internet ein, über
welche Verbindung OLfolders sich mit dem Internet verbinden
soll oder ggf. "Permanente Verbindung", Ebenfalls in
diesem Reiter muss etwas unter "Abholen alle X Minuten"
eingestellt werden.
- Zum Senden konfigurieren Sie am besten einen Smart-Server,
alle ausgehenden E-Mail werden über dieses Konto versendet
-- der Empfänger merkt davon nichts, da der Absender
der E-Mail nicht verändert wird, es geht nur um die
Anmeldung bei einem Provider.
- Legen Sie ein E-Mail-Konto in OLfolders an. Wenn
der Smart-Proxy funktioniert benötigen Sie kein ausgehenden
Provider, ansonsten geben füllen Sie auch SMTP aus.
- Schalten SIe Serverprogramm "Trace Internet" ein
und wechseln auf den Reiter Trace Internet. Rufen Sie
über Datei/Mails abholen E-Mails ab, alle Aktionen werden
protokolliert und sie können sehen ob das Abholen funktioniert
oder ggf. Ihre Anmeldedaten korrigieren.
- Die E-Mails befinden sich nun in
c:\programme\Quester\OLfolders\Spool\Incomming\Benutzername
dort kann kontrolliert werden, ob etwas empfangen wurde.
Sperren Sie ggf. unter Windows die Freigaben für dieses
Verzeichnis damit nicht jeder die E-Mails von jedem
anderen lesen kann.
- Die Mails werden in Outlook über ein E-Mail-Konto
abgerufen. Servername: Ihr Server, Benutzername: Der
OLfolders-Benutzer.
Ja, Sie können den persönlichen Order auf
den Server kopieren. Legen Sie nun ein neues Profil an und
verbinden Ihre Datei mit diesem Profil. Auf dem Client verbinden
Sie sich mit der Datendatei und stellen die Übermittlung
auf diese Datendatei um. Der persönliche Ordner kann nun
aus dem Profil des Clients entfernt werden.
Dies ist mit OLfolders möglich, jeder kann
die gleiche Datendatei verwenden.
Dabei ist zu beachten, dass generell nur
ein einziges Outlook die E-Mails abholen soll, nicht mehrere.
Wenn mehrere Outlooks die E-Mails abholen, kann nicht bestimmt
werden, wer diese E-Mails bekommt, je nach Zeitpunkt kommen
die E-Mails auf einem oder mehreren Clients gleichzeitig
an.
Wenn alle Clients die gleiche Datendatei
verwenden, reicht es ja aus, dass nur ein einziger Client
die E-Mails empfängt, durch die Freigabe stehen diese dann
unmittelbar überall zur Verfügung.
Es gibt mehrere Möglichkeiten:
- Jeder Client behält einen persönlichen
Ordner, zum Beispiel um persönliche E-Mails zu beantworten.
In diesem Fall muss über den persönlichen Ordner gesendet
werden und ggf. die Antworten aus Gesendete Objekte
in den öffentlichen Ordner verschoben werden.
Ab Outlook 2002 kann dabei das Absenderkonto bestimmt
werden, dies kann auch per Regelassistent abgefragt
werden, so dass eine Regel erstellt werden kann, welche
alle E-Mails gesendet über zum Beispiel info@ in den
öffentlichen Ordner verschoben werden.
Das E-Mail-Konto kann dabei ohne Posteingangsserver
erstellt werden, da es nur senden muss.
- Jeder verwendet den gleichen Übermittlungsordner.
Auf einem Arbeitsplatz oder auf dem Server wird Outlook
komplett mit E-Mail-Konto eingerichtet so dass E-Mails
empfangen und gesendet werden können. Hier wird auch
der Server installiert. Die Clients verbinden sich zu
diesem Ordner ohne ein E-Mail-Konto einzurichten
-- die Clients müssen ja nicht empfangen, weil der Server
bereits empfängt.
Bis Outlook 2000 wird auf dem Client kein E-Mail-Konto
benötigt, ab Outlook 2002 muss ein E-Mail-Konto eingerichtet
sein, damit der Senden-Knopf nicht versteckt wird. Hier
kann Dummy-Email-Konto
verwendet werden.
zum
Seitenanfang
Der Virenfilter überprüft eingehende E-Mails
auf bestimmte Muster, zum Beispiel werden alle E-Mails mit
einer .PIF-Datei aussortiert, ebenso alle E-Mails mit einer
in einer ZIP-Datei enthaltenden ausführbaren Datei mit Doppelerweiterung
(wichtig.doc.exe). Dies filtert trotz der Einfachheit des
Filters, sehr viele Viren aus. Zusätzlich können -- falls
mal wieder eine Virenwelle rollt -- bestimmte E-Mails per
Betreff o.ä. aussortiert werden.
Der Filter arbeitet nur im Zusammenhang
mit dem Mail-Proxy, alle eingehende E-Mails werden von OLfolders
empfangen und auf verschiedene Mailboxen zugeordnet. Wenn
der Mailfilter aktiv ist, werden alle Regeln des Filters
angewendet, trift eine Regel zu, wird die E-Mail nicht in
die vorgesehene Mailbox, sondern in die im Filter angegebene
Mailbox geleitet. Vordefiniert sind die Mailboxen "spam"
und "virus".
Die Mailboxen werden dann mit Outlook
oder einem anderem Programm über die normale E-Mail-Funktion
abgerufen, geben Sie bei der Einstellung der E-Mails Servername,
Benutzername und Passwort eines OLFolders-Benutzers ein.
Damit die E-Mails nicht verloren gehen,
sollten zwei Benutzer mit dem Aliasnamen "spam" und "virus"
eingerichtet werden. Die E-Mails können dann z.B.
mit Outlook Express abgefragt werden, um zu sehen, ob nicht
doch ausversehen eine wichtige E-Mail ausgefiltert wurde.
Der Hauptgrund für unseren Virenfilter
ist nicht das Verhindern einer Infektion, sonder das Abstellen
der Belästigung durch teilweise hundertfach auftretende
Viren. Die Virenmails sind nur gefährlich, wenn man diese
öffnet, was mit ein wenig Aufmerksamkeit eigentlich nicht
passieren sollte.
Da Infektionen auch über andere Wege als
durch E-Mail auftreten, empfehlen wir auf jedem Client einen
guten Virenfilter, zum Beispiel das Produkt
AVG Antivirus oder das Produkt von
Kaperski.
zum Seitenanfang
Die Sekretärin soll Einträge in meinem Kalender vornehmen
können.
- Ihr Computer ist immer eingeschaltet.
Im einfachsten Fall können Sie einen Server auf Ihrem
Computer installieren und Ihren persönlichen Ordner
freigeben. Installieren Sie dazu die Serverkomponente
von OLfolders und richten für die Sekretärin einen Benutzer
ein. Auf dem Computer der Sekretärin wählen Sie in Outlook
Extras/OLfolders installieren, geben Ihren Rechnernamen
und Benutzernamen ein und verbinden sich auf die Datei.
Damit dies funktioniert, muss Ihr Computer ständig eingeschaltet
sein.
- Ihr Computer ist manchmal ausgeschaltet
Um auf die Daten zuzugreifen, während Ihr Rechner ausgeschaltet
ist, kann ihr persönlicher Ordner auf den Server verschoben
und dort in Outlook eingebunden werden. Gehen Sie folgendermaßen
vor:
- Suchen Sie die Datendatei auf
dem Clientcomputer und kopieren diese auf den Server
in einen beliebigen Ordner. Der Name kann in Systemsteuerung/Mail
oder in Outlook im Eigenschaftsdialog des persönlichen
Ordners angezeigt werden.
- Legen Sie auf dem Server ein neues Profil über
Systemsteuerung/Mail an oder öffnen Sie die Datendatei
in Outlook mit Datei/Öffnen, ändern Sie den Anzeigenamen
im Eigeschaftsdialog der Datendatei.
- Verbinden Sie sich auf dem Client mit der Datendatei
via Extras/OLfolders installieren.
- Stellen Sie die Übermittlung auf OLfolders um.
- Entfernen Sie die alte Datendatei.
- Damit der E-Mail-Transport mit OLfolders funktioniert
muss OLfolders mindestens in der Version 2.3.6 auf
Client und Server installiert sein.
Ihr Computer ist ein Laptop und ab
und zu Unterwegs.
Die Daten müssen synchronisiert werden, zum Beispiel
mit QSync. Eine QSync-Lizenz gehört zu jeder OLfolders-Lizenz,
geben Sie einfach die gleiche Seriennummer in QSync
ein um QSync zu lizensieren.
Nach der Installation von QSynchronization legen Sie
einen Kalenderordner auf dem Server an und Öffnen das
Eigenschaftsfenster Ihres persönlichen Kalenders. Wählen
Sie im Reiter QSynchronisation den öffentlichen Ordner
aus und wählen In den Zielordner, aus dem Zielordner.
Bevor der Laptop das Büro verlässt und nachdem er wieder
im Netz ist, kann der Kalender per Knopfdruck synchronisiert
werden.
Beachten Sie dass eine Synchronisation schwieriger ist
als ein direkter Netzwerkzugriff, da es Konflikte geben
kann, wenn zwei Benutzer offline den gleichen Datensatz
ändern.
zum
Seitenanfang
Das Problem bei einem Gruppenkalender
ist, an die Daten jedes einzelnen Kalenders zu kommen, wenn
sämtliche Daten auf dem Server liegen, ist es kein Problem
jederzeit alle Daten einzusehen, dies ist aber meistens
nicht der Fall, da die Kalender in persönlichen Ordnern
geführt werden, nur dort funktionieren Kalendererinnerungen.
Bevor ein Gruppenkalender erstellt werden
kann muss auf dem Server ein Kalenderordner erstellt werden.
Erstellen Sie in Outlook einen Ordner mit Typ Kalender.
Falls auf dem Server gearbeitet wird, sollte der Gruppenkalender
nicht im Standardkalender erstellt werden, sonst erscheint
für jeden Termin jedes Benutzers eine Erinnerung.
Eine elegante Methode ist, alle Kalendereinträge
auf den Server zu synchronisieren, jeder Benutzer richtet
eine Synchronisation vom persönlichen Ordner in den öffentlichen
Ordner ein, sobald jeder Benutzer synchronisiert hat, stehen
bereits sämtliche Daten zur Verfügung, im gemeinsamen Kalender
werden diese aber ohne Hinweis auf den Besitzer angezeigt.
Über das Benutzerrecht "Namen in Elementen anzeigen" kann
für diesen Ordner und alle Benutzer definiert werden, dass
der Name angezeigt wird. Die Einträge des Kalenders -- wenn
Sie über OLfolders betrachtet werden ändern sich dabei von
"Termin 1" nach "[David User] Termin 1". Da dies zu lang
für die Kalenderanzeige ist, lassen sich in der Rechteverwaltung
Abkürzungen vergeben (Klick auf "..." neben "Namen in Elementen
anzeigen"). Der Eintrag wird dann zum Beispiel als "MM-Termin
1" angezeigt.
Falls im Gruppenkalender Änderungen gemacht
werden sollen, dürfen pro Arbeitsplatz nur die eigenen Elemente
des Benutzers und ggf. die Elemente welche von der Sekretärin
für einen Benutzer gemacht wurden zurückkopiert werden,
ansonsten wird jeder Termin jedes Mitarbeiters auf jede
Arbeitsstation repliziert. Outlook speichert bei jedem Element
automatisch die E-Mail-Adresse und den Namen im Feld "SenderEmailAddress"
bzw. "SenderName" ab dies kann ausgenutzt werden, um die
eigenen Termine aus dem Gruppenkalender auszufiltern. Um
die für einen Benutzer erstellten Termine auszufiltern kann
entweder der Namen irgendwo vermerkt werden oder man verwendet
zum Beispiel eine Kategorie.
QSync ist in der Lage, die Datenmenge
durch eine Query (Abfrage) vor der Synchronisation zu reduzieren.
Die Abfrage wird dabei ähnlich wie bei SQL im Klartext eingegeben.
Um zum Beispiel die eigenen Daten von David User zu kopieren
kann folgende Query verwendet werden:
SenderName = "David User" or Categories
= "David User" or Body = substring ignorecase
"[David User]"
Ein Element wird dann synchronisiert,
wenn er entweder von David User erstellt wurde, die Kategorie
"David User" zugewiesen wurde oder [David User] im Text
vorkommt, ohne Berücksichtigung der Groß-Kleinschreibung.
Die Sekretärin kann also entweder eine Kategorie zuordnen
oder "[David User] in den Text schreiben. Die Eckigen Klammern
verhindern, das der Name David User, welcher im Fließtext
vorhanden sein könnte, berücksichtigt wird.
zum
Seitenanfang
Dies scheint ein Fehler in Outlook zu
sein, er versucht irgendeine unbekannte Frei-Gebucht-Liste
abzuspeichern (vermutlich Exchange-Frei-Gebucht), trotz
dieser Meldung sind alle Daten gespeichert, sowohl der Kalendereintrag
selbst als auch der lokale Frei-Gebucht-Eintrag und falls
konfiguriert, falls konfiguriert, die Internet-Freigebucht-Listen.
Der Fehler tritt nur bei manchen Outlook-Installationen
auf, bekannt ist es von Outlook 2000 und 2002 und zwar auch,
wenn OLfolders nicht installiert ist, sonder mit mehr als
einem persönlichem Ordner gearbeitet wird.
Wir können den Fehler nicht verhindern,
aber verstecken. Im Programmverzeichnis finden Sie das Programm
fbclick, dieses reagiert auf Fenster mit der Frei-Gebucht-Meldung
und drückt OK bevor das Fenster richtig sichtbar ist.
zum
Seitenanfang
Outlook ist nicht in der Lage, Erinnerungen in anderen Ordnern
anzuzeigen, auszuführen, weder mit OLfolders, noch mehreren
PST-Dateien noch mit Exchange. OLfolders hat als Datenbanktreiber
nicht die Möglichkeit die Erinnerungen zu beeinflussen,
man könnte maximal ein Add-In für Outlook schreiben, welches
eigene Erinnerungsfunktionen bietet.
- Würden Erinnerungen in öffentlichem
Kalender funktionieren, würde jeder Mitarbeiter über
die Termine jedes anderen Mitarbeiters erinnert werden.
In Outlook existiert kein Konzept, welches bei einer
Erinnerung angibt, an was welche Termine man erinnert
werden möchte.
- Bezogen auf eine Exchange-Umgebung mit einigen Zehntausend
Mitarbeitern wäre das Durchsuchen aller öffentlicher
Ordner tödlich. Würden tausende Outlooks Morgens um
8:00 den gesamten öffentlichen Ordner nach Erinnerungen
durchsuchen, bricht jedes noch so gute Netzwerk zusammen.
Momentan bleibt nur die Möglichkeit, Elemente aus dem öffentlichen
Ordner in den persönlichen Ordner zu synchronisieren. Je
nach dem wie der Kalender aufgebaut ist kann dabei eine
Abfrage hilfreich sein, um zu verhindern dass jeder Termin
von jedem Teilnehmer synchronisiert wird. Eine Abfrage in
QSync kann z.B. so aussehen:
"SenderName = "David User""
Dadurch werden nur Elemente synchronisiert, die von David
User erstellt wurden.
Erinnerungen in öffentlichen Ordnern können auch komfortabel
mit dem Produkt
ReminderManager verwaltet werden, dieses Produkt bietet
einige interessante zusätzliche Funktionen und kommt ohne
Synchronisation der Erinnerungen aus. (Nach Klick auf den
Link, bitte auf Demo Downloaden klicken).
zum Seitenanfang
Falls Sie unterschiedliche Versionen von Outlook verwenden,
kann es sein, dass die Termineinladungen bzw. Aufgabenzuordnungen
vom Client nicht erkannt wird, weil die Formate unterschiedlich
sind. Outlook ab 2002 verwendet das Standardformat ICAL
zum Versenden von Aufgaben und Terminen, ältere Versionen
von Outlook kennen dieses Format nicht und zeigen es dann
einfach nur an. Alle Versionen von Outlook unterstützen
allerdings Rich-Text.
- Legen Sie einen Kontaktordner an und geben dort
alle E-Mail-Adresse ein, welche für Einladungen verwendet
werden sollen.
- Doppelklicken Sie jeweils die E-Mail-Adresse und
wählen Rich-Text verwenden
- Machen Sie den Kontaktordner via Outlook-Adressbuch
zu einem Adressbuch (Eigenschaften/Outlook-Adressbuch,
Diesen Ordner als Adressbuch verwenden).
zum Seitenanfang
Wenn Sie Outlook 2002 oder 2003 verwenden ist es ggf. deaktiviert.
Öffnen Sie in Outlook den Menüpunkt Info (?/Info) und klicken
Sie auf Deaktivierte Elemente, aktivieren Sie OLSynchronization
erneut.
|
Englisch
