Bei einer Freigabe werden die Daten nicht als Kopie an jeden Teilnehmer versendet, sondern stehen nur einmal zur Verfügung, und zwar zentral auf einem Server. Sobald sich ein Client mit dem Server verbindet, hat dieser sofort Echtzeit-Zugriff auf alle Daten.

Die Daten werden dabei nicht komplett übertragen, sondern nur jeweils der Teil, welcher benötigt wird, zum Beispiel das Inhaltsverzeichnis eines Ordner, der Text einer E-Mail oder ein Anhang, sobald dieser geöffnet wird. Nimmt der Teilnehmer eine Änderung vor, wird diese direkt auf dem Server ausgeführt.

Vorteile:

Sämtliche Daten stehen sofort zur Verfügung, ohne dass diese vorher übertragen werden müssen.
Es wird ggf. nur ein Teil der Datei oder des Datensatzes übertragen, nicht der komplette Datensatz
Gleichzeitiges Ändern von Dokumenten durch mehrere Benutzer kann verhindert werden, dadurch sind keine Konflikte möglich.
Geringe Netzwerklast
Der Server kann den Schreibzugriff sperren, wenn ein Teilnehmer einen Datensatz ändert um Konflikte zu vermeiden.
Die freigegebenen Daten können synchronisiert werden, falls dies erforderlich ist.
Alle Änderungen, auch größere Verschiebeaktionen von Ordnern mit Unterordnern sind sofort überall verfügbar, egal ob 1000 Kontakten gleichzeitig eine Kategorie gegeben wird oder ein kompletter Ordnerbaum in einen Unterordner geschoben wird.
Der Status von Elementen (z.B. Gelesen/Ungelesen) ist für alle sichtbar und sofort überall verfügbar, wenn dieser sich ändert. Ein gemeinsames E-Mail-Konto kann somit von mehreren verwendet werden.
Weil wenig Daten übertragen werden, ist eine Verbindung über das Internet möglich.
Es ist unmöglich, dass Synchronisationsfehler (Duplikate, fehlende Elemente) auftreten, da nicht synchronisiert wird.

Nachteile:

Dokumente sind nur verfügbar, wenn die Netzwerkverbindung steht, außer es wurde eine Synchronisation durchgeführt.
Wird ein Dokument gelöscht, gilt dies für alle Benutzer.
Das öffnen von Dokumenten dauert eventuell länger als bei einer lokalen Kopie.

OLfolders verwendet eine Freigabe von Daten, eine Synchronisation kann optional mit QSynchronization synchronisiert werden.

2. Synchronisation von Daten

Bei einer Synchronisation werden alle Daten auf jeden Computer kopiert. Erst wenn die Kopie vollständig ist, kann auf alle Daten zugegriffen werden. Jeder Teilnehmer führt Änderungen an seiner Kopie der Daten durch.

Nach einer gewissen Zeit gleichen alle Teilnehmer sämtliche Daten mit den Daten des Servers ab. Wenn eine Änderung an einer Datei oder einem Element vorgenommen wurde, wird dieses auf den Server kopiert, wenn ein anderer Teilnehmer eine Änderung vorgenommen hat, wird es auf den Computer aller anderer Kopiert.

Vorteile:

Alle Daten sind mehrfach vorhanden, wenn Daten bei einem Teilnehmer zerstört werden, können die Daten von einem anderem verwendet werden.
Keine Abhängigkeit vom Server, jeder Teilnehmer kann offline arbeiten bzw. sich jederzeit vom Netz trennen.

Nachteile:

Die Daten stehen nicht sofort zur Verfügung, sondern erst wenn die Synchronisation durchgeführt wurde. Bei großen Datenmengen kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen. Ab diesem Zeitpunkt werden nur noch Änderungen synchronisiert.
Je mehr Teilnehmer, desto mehr Netzwerkresourcen werden benötigt, um alle Änderungen an alle Teilnehmer zu versenden.
Es können Konflikte auftreten: Zwei oder mehr Teilnehmer ändern gleichzeitig das gleiche Dokument, die Software kann normalerweise die Änderungen nicht zusammenführen.
Je seltener die Synchronisation, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, einen Konflikt zu produzieren.
Bestimmte Operationen können nicht oder nur schwer per Synchronisation abgebildet werden, zum Beispiel wenn mehrere Benutzer gleichzeitig Elemente in verschiedene Unterordner verschieben.
Es dauert eventuell lange, bis alle Dokumente synchronisiert werden.

Der Konsec Konnektor verwendet eine Synchronisation. So lange Teilnehmer im Netzwerk sind, werden Daten ständig synchronisiert, d.h. sobald eine Änderung auftritt, wird diese an alle anderen Teilnehmer weitergegeben, welche diese Ordner ebenfalls abonniert haben.

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